Feriepenge i egen virksomhed – revisors vejledning

At drive virksomhed indebærer mange ansvarsområder – lige fra økonomistyring og skat til personaleadministration. Et område, der ofte skaber forvirring hos virksomhedsejere, er reglerne om feriepenge. Skal man betale feriepenge til sig selv? Hvordan håndteres de korrekt for medarbejdere? Og hvilke skattemæssige konsekvenser har det?

Feriepenge er en central del af det danske arbejdsmarkedssystem, og fejl kan hurtigt få store konsekvenser – både i form af ekstraudgifter, bøder og mistet tillid fra medarbejdere. Derfor er det afgørende at have styr på reglerne og sikre, at alt registreres korrekt i regnskabet.

Hvad er feriepenge?

Feriepenge er den løn, som medarbejdere optjener, mens de arbejder, og som de får udbetalt, når de holder ferie. Systemet sikrer, at medarbejderen får løn under ferie, selvom der ikke udføres arbejde i perioden.

For virksomheder betyder det, at der løbende skal afsættes feriepenge, så midlerne er til rådighed, når ferien afholdes. Dette gælder også i mindre virksomheder, hvor blot én medarbejder kan have krav på feriepenge.

Feriepenge for ansatte

Når en virksomhed har ansatte, er det lovpligtigt at indbetale feriepenge. Som udgangspunkt optjener en medarbejder 12,5 % af sin løn i feriepenge, som enten udbetales direkte af arbejdsgiveren eller via en feriekasse.

Derudover er det vigtigt at skelne mellem:

• Ferie med løn: Medarbejderen holder ferie og får udbetalt sin sædvanlige løn. Arbejdsgiveren afsætter samtidig feriepenge i baggrunden.

• Feriepenge via feriekonto: Medarbejderen får udbetalt feriepenge, når ferien holdes.

Her kan en revisor hjælpe med at sikre, at systemet er sat korrekt op, så virksomheden undgår fejl i indbetalinger og afregninger.

Feriepenge for virksomhedsejere

For virksomhedsejere afhænger reglerne af, hvordan virksomheden er organiseret:

• Enkeltmandsvirksomhed: Ejeren betragtes ikke som ansat i egen virksomhed og optjener derfor ikke feriepenge. Her er ferien en del af privatøkonomien.

• ApS eller A/S: Hvis ejeren er ansat i sit eget selskab, kan vedkommende optjene feriepenge på lige fod med andre ansatte.

En revisor Køge kan rådgive om, hvordan feriepenge bedst håndteres i forhold til ejerens personlige situation og virksomhedens økonomi.

Regnskabsmæssig behandling af feriepenge

Feriepenge skal bogføres korrekt, så virksomhedens regnskab afspejler de faktiske forpligtelser. Når en medarbejder optjener ferie, skal der afsættes en gældspost i regnskabet.

Dette er et område, hvor mange virksomheder laver fejl. Nogle glemmer helt at afsætte feriepenge, mens andre fejlvurderer beløbet. Resultatet er et regnskab, der ikke viser virksomhedens reelle forpligtelser – og det kan skabe problemer både ved revision og i dialog med myndigheder.

Dokumentation og kontrol

For at undgå fejl kræver systemet præcis dokumentation. Virksomheden skal kunne vise, hvordan feriepenge er beregnet, og hvilke indbetalinger der er foretaget.

Det betyder blandt andet:

• Registrering af medarbejderens løn og arbejdstimer.

• Opgørelse af optjente feriepenge.

• Indbetaling til feriekonto eller udbetaling via lønsystem.

En revisor kan hjælpe med at indføre procedurer, der sikrer, at dokumentationen altid er på plads – også hvis virksomheden senere får besøg af myndighederne.

Typiske fejl virksomheder begår

Selv i mindre virksomheder opstår der ofte fejl i håndteringen af feriepenge. De mest almindelige er:

• Manglende afsætning af feriepenge i regnskabet.

• Fejl i beregningen af de 12,5 %.

• For sen eller manglende indbetaling til feriekonto.

• Uklare kontrakter, der ikke tydeligt beskriver ferieforhold.

Disse fejl kan føre til uventede udgifter og i værste fald bøder. En erfaren revisor Køge kan hjælpe med at undgå faldgruberne og sikre, at alt foregår korrekt fra starten.

Feriepenge og skat

Feriepenge beskattes som almindelig løn hos medarbejderen. For virksomheden er indbetalingen en fradragsberettiget udgift, men kun hvis den er korrekt dokumenteret.

Det er derfor afgørende, at feriepenge registreres rigtigt, så både virksomhed og medarbejdere undgår problemer med skattemyndighederne.

Eksempler fra praksis

En håndværksvirksomhed i Køge-området havde i flere år glemt at afsætte feriepenge i regnskabet. Da en medarbejder stoppede og krævede sine feriepenge udbetalt, stod virksomheden pludselig med en stor regning. Efter rådgivning fra en revisor Køge blev systemet ændret, så feriepenge fremover blev bogført løbende.

Et andet eksempel er en mindre butik, der udbetalte feriepenge direkte til medarbejderne, men glemte at indbetale til feriekonto. Resultatet var, at Skattestyrelsen krævede efterbetaling og renter. Efterfølgende indførte butikken faste procedurer og en årlig gennemgang sammen med revisoren.

Fremtiden for feriepenge

Digitalisering gør det lettere at håndtere feriepenge. Mange lønsystemer kan i dag automatisk beregne og indbetale feriepenge. Men systemerne er kun så gode som de oplysninger, der indtastes. Derfor er revisors rolle stadig vigtig – ikke mindst for at sikre, at systemet bruges korrekt og overholder reglerne.

I fremtiden kan vi forvente endnu større integration mellem lønsystemer og myndighedernes systemer. Det vil reducere risikoen for fejl, men samtidig kræve, at virksomheder har helt styr på deres data.

Feriepenge er en vigtig del af det danske arbejdsmarked, og virksomheder kan ikke ignorere reglerne. Med korrekt håndtering undgår man konflikter, bøder og utilfredse medarbejdere.

En erfaren revisor kan hjælpe med at sikre, at feriepenge bliver beregnet og bogført korrekt, og at både ansatte og virksomhedsejere får en ordning, der lever op til lovgivningen. Hos Finara kan virksomheder finde den rette rådgiver – uanset om det er en landsdækkende ekspert eller en lokal revisor Køge, der kender de konkrete udfordringer i området.