Skattefri kørselsgodtgørelse – en guide fra revisor

For mange selvstændige og virksomhedsejere er transport en naturlig del af hverdagen. Det kan være kundemøder, besøg hos leverandører eller kørsel mellem forskellige arbejdssteder. Men hvordan sikrer man, at disse udgifter bliver behandlet korrekt i regnskabet? Svaret er ofte skattefri kørselsgodtgørelse.

Denne ordning er en af de mest anvendte måder at få dækket kørselsudgifter på – uden at skulle betale skat af beløbet. Men reglerne kan være komplekse, og fejl kan hurtigt koste dyrt. Derfor er det vigtigt at kende satser, krav til dokumentation og de situationer, hvor kørselsgodtgørelse kan bruges.

Hvad er skattefri kørselsgodtgørelse?

Skattefri kørselsgodtgørelse betyder, at en virksomhed kan udbetale et beløb til ejere eller ansatte for kørsel i egen bil uden, at beløbet beskattes som løn. Til gengæld kan virksomheden trække beløbet fra som en driftsomkostning.

Satserne fastsættes af staten hvert år og dækker de faktiske udgifter ved brug af privat bil i erhvervsmæssig sammenhæng – fx benzin, slid og vedligehold.

For at være skattefri kræver ordningen dog, at reglerne følges nøje. Her spiller revisoren en central rolle i at sikre, at alt er korrekt opgjort.

Hvornår kan kørselsgodtgørelse bruges?

Kørselsgodtgørelse gælder kun for kørsel, der er erhvervsmæssig. Det vil sige, at turen skal have et formål knyttet til virksomhedens drift.

Typiske eksempler:

• Møder med kunder eller samarbejdspartnere.

• Transport mellem virksomhedens forskellige afdelinger.

• Rejser til messer, konferencer eller kurser relateret til arbejdet.

Derimod tæller kørsel mellem hjem og fast arbejdsplads ikke som erhvervsmæssig kørsel – her gælder i stedet reglerne for befordringsfradrag.

Satserne for kørselsgodtgørelse

Hvert år offentliggør Skattestyrelsen de gældende satser. Der skelnes typisk mellem kørsel op til et vist antal kilometer og kørsel derudover. Satserne er skattefri, så længe virksomheden holder sig inden for grænserne og kan dokumentere kørslen korrekt.

Det betyder, at en medarbejder eller ejer, der kører mange kilometer i egen bil, kan få en væsentlig kompensation uden at betale skat – men kun hvis dokumentationen er på plads.

Dokumentationskrav

Et af de vigtigste elementer ved kørselsgodtgørelse er dokumentationen. Skattestyrelsen kræver, at hver eneste køretur registreres med:

• Dato for kørslen.

• Start- og slutadresse.

• Formål med turen.

• Antal kørte kilometer.

Uden disse oplysninger risikerer man, at godtgørelsen bliver betragtet som almindelig løn, hvilket udløser skat. Derfor er det afgørende at have et system, der gør registreringen enkel og pålidelig.

En lokal revisor Køge vil ofte anbefale digitale kørselsapps, der automatisk tracker ture og gemmer oplysninger, så der altid er styr på dokumentationen.

Forskellen for ansatte og virksomhedsejere

Reglerne for kørselsgodtgørelse gælder både for ansatte og for virksomhedsejere, men der kan være forskelle i praksis.

• Ansatte: Kan få udbetalt kørselsgodtgørelse af arbejdsgiveren. Beløbet er skattefrit, så længe kravene er opfyldt.

• Ejer af selskab: Kan udbetale kørselsgodtgørelse til sig selv, men skal kunne dokumentere på samme måde som ansatte.

• Selvstændige enkeltmandsvirksomheder: Kan vælge at fratrække de faktiske kørselsudgifter eller bruge satserne.

Det er ofte her, at mange laver fejl, fordi reglerne ikke er ens for alle virksomhedstyper.

Fordele og ulemper ved kørselsgodtgørelse

Fordele

• Skattefri for medarbejderen eller ejeren.

• Giver virksomheden et simpelt fradrag.

• Tydelige satser, som gør det nemt at beregne.

Ulemper

• Kræver præcis dokumentation.

• Gælder ikke for kørsel mellem hjem og fast arbejdsplads.

• Risiko for fejl, hvis registreringen ikke følges korrekt.

Typiske fejl virksomheder begår

Revisorer oplever ofte, at virksomheder laver de samme fejl, når det kommer til kørselsgodtgørelse:

• Manglende eller upræcise kørselsregnskaber.

• Brug af forkerte satser.

• Udbetaling af kørselsgodtgørelse for privat kørsel.

Fejlene kan koste dyrt, fordi Skattestyrelsen i så fald betragter beløbet som løn og opkræver skat, arbejdsmarkedsbidrag og evt. renter.

Revisors rolle

En revisor hjælper ikke kun med at kontrollere tallene, men også med at sikre, at virksomheden har de rette rutiner og systemer på plads. Det handler både om at spare skat og om at undgå unødige konflikter med myndighederne.

En revisor Køge kan bl.a.:

• Gennemgå kørselsregnskaber og påpege mangler.

• Vurdere, om virksomheden bruger de rigtige satser.

• Anbefale systemer til digital registrering.

• Rådgive om forskellen mellem kørselsgodtgørelse og befordringsfradrag.

Eksempler fra praksis

En konsulentvirksomhed med base i Køge havde flere ansatte på farten dagligt. Først blev kørslen registreret manuelt i excelark, men fejl og manglende oplysninger skabte problemer. Efter rådgivning fra en revisor Køge indførte virksomheden en kørselsapp. Det reducerede fejlene markant og sparede både tid og penge ved revisionen.

En anden mindre virksomhed glemte at dokumentere formålet med turene i kørselsregnskabet. Resultatet var, at Skattestyrelsen underkendte hele godtgørelsen for året. Med revisors hjælp blev proceduren ændret, så dokumentationen nu altid er korrekt.

Fremtiden for kørselsgodtgørelse

Med digitalisering og automatisering bliver registrering af kørsel lettere. Flere virksomheder anvender allerede apps, der registrerer kørslen automatisk via GPS, og som kan integreres direkte med regnskabsprogrammer.

Det ændrer dog ikke på, at reglerne skal overholdes. Uanset hvor smart systemet er, kræver Skattestyrelsen stadig, at formålet med turene fremgår tydeligt. Revisorens opgave er derfor fortsat at sikre, at teknologien bruges korrekt, og at virksomheden undgår dyre fejl.

Skattefri kørselsgodtgørelse er en attraktiv ordning for både virksomhedsejere og ansatte. Men ordningen kræver, at reglerne følges nøje, og at dokumentationen altid er i orden.

Med den rette rådgivning kan kørselsgodtgørelsen blive en enkel måde at dække transportudgifter på uden unødvendig skat. Hos Finara kan du finde en erfaren rådgiver – uanset om du ønsker en landsdækkende specialist eller en lokal revisor Køge, der kender udfordringerne i området og kan hjælpe med at indføre praktiske løsninger.